Обеспечение формирования и хранения архивного фонда записей актов гражданского состояния – одна из основных задач Управления ЗАГС Вологодской области.

В настоящее время областной архивный фонд актовых записей составляет 45122 актовых книги , содержащих более 15 млн. единиц хранения. Это актовые книги со времени образования органов ЗАГС, с 1918 года по настоящее время.

Архив постоянно пополняется новыми книгами. В 2013 году были сформированы и переплетены 2815 книг за 2012 год и прошлые годы. Всего за последние 10 лет отреставрировано и переплетено 26809 книг, что составляет 59,4% всего архивного фонда на бумажных носителях.

Бумажный архивный фонд постоянно используется при работе с обращениями граждан и организаций. В 2013 году за повторными документами в органы ЗАГС Вологодской области обратилось 32016 граждан. Чаще всего необходимость в получении повторных документов возникает в связи с оформлением прав на наследство, при начислении пенсии, подтверждении права на получение льгот, субсидий, пособий, при утере первичных документов.

Кроме того, в 2013 году в Управление ЗАГС области поступило 56992 запроса организаций, в том числе от органов внутренних дел, миграционной службы, судов, прокуратуры, налоговых органов, из пенсионного фонда. В последнее время увеличилось количество запросов, при исполнении которых проверка записей актов гражданского состояния проводится по всем районам области.